BUMD

Terapkan Digitilasasi, Perumda Pasar Jaya Luncurkan e-Office dan Sistem Audit Internal

Perumda PD Pasar Jaya meluncurkan “electronic office (e-office)” dan “audit management system” (AMS) di Kantor Perumda Pasar Jaya, Cikini, Jakarta Pusat, Jumat (15/11/2019). ( dok: Istimewa) 

Jakarta Review, Jakarta – Untuk mempermudah dan melakukan efisiensi proses administrasi perusahaan serta meningkatkan performa kinerja, Perumda Pasar Jaya meluncurkan electronic office (e-office) dan audit management system (AMS).

Peluncuran atau launching kedua sistem dilakukan di Kantor Perumda Pasar Jaya, Cikini, Jakarta Pusat, Jumat (15/11/2019).

Direktur Utama (Dirut) Perumda Pasar Jaya, Arief Nasrudin mengatakan keberadaan sistem e-office untuk menggantikan persuratan resmi yang selama ini dilakukan secara manual dengan kertas. Dalam sistem ini, masing-masing user (pengguna), dapat membuat surat untuk kepentingan internal dan eksternal perusahaan.

“Berbeda dengan persuratan yang dibuat dengan kertas. Pasti memerlukan koreksi manual dan tanda tangan basah. Tapi dengan e-office, koreksi dan keabsahan hanya memerlukan persetujuan yang dilakukan secara online dan bisa dilakukan di mana pun,” kata Arief Nasrudin.

Dijelaskannya, dalam sistem tersebut sudah disiapkan konsep surat, nota, dan undangan. Juga telah disiapkan tombol pada halaman utama untuk menentukan kepada siapa surat, nota, atau undangan itu ditujukan.

“Ini bisa memotong waktu proses administrasi yang biasa dilakukan secara manual. Pemberi disposisi bisa melakukan tugasnya kapan saja dan di mana saja. Karena bisa dibuka melalui perangkat elektronik,” ujar Arief Nasrudin.

Selain menghemat waktu dalam pembuatan surat menyurat, e-office ini juga akan menghemat anggaran untuk membeli kertas. Sebab, surat menyurat tidak lagi menggunakan kertas atau paperless.

Keuntungan lainnya menggunakan sistem ini, lanjut Arief Nasrudin, dapat menghemat penggunaan ruangan di kantor Perumda Pasar Jaya. Karena tidak lagi membutuhkan ruang untuk penyimpanan dokumen.

“Penerapan e-office juga memberikan kemudahan dalam proses pencatatan, pencarian, pertelaan serta pelaporan dokumen secara online. Juga kemudahan mengelola arsip. Karena banyak keuntungannya, saya menargetkan hingga akhir tahun ini, seluruh sistem persuratan sudah menerapkan e-office,” terang Arief Nasrudin.

Sedangkan AMS, tambah Arief Nasrudin, merupakan sistem audit internal dari Perumda Pasar Jaya dengan menggandeng sistem aplikasi TeamMate dari Wolter Kluwers. Penggunaan teknologi ini, sebagai solusi dalam memperkuat audit internal.

“Wolter Kluwers merupakan principal partner dari The Institute of Internal Auditors (IIA), yang organisasi profesi auditor internal global. IIA merupakan salah organisasi yang juga mengandalkan TeamMate sebagai tool auditnya,” paparnya.

TeamMate menawarkan teknologi fully web-based yang mudah digunakan dan kaya akan fitur yang memudahkan pengguna untuk menerapkan internal audit best practice. Implementasi TeamMate pada Perumda Pasar Jaya didukung oleh PT Centria Integrity Advisory.

“Pasar Jaya sendiri merupakan BUMD pertama di Indoneia yang menggunakan Aplikasi TeamMate Audit Management System. Dengan adanya sistem ini dapat memonitor kinerja internal audit serta mudah dalam melakukan monitoring atas tindaklanjut temuan, baik temuan internal maupun eksternal,” tutur Arief Nasrudin.

Sementara itu Anggota Dewan Pengawas Perumda Pasar Jaya Mardani Nasir mengpresiasi langkah yang sudah diterapkan oleh Manajemen terkait penerapan electronic office (e-office) dan audit management system (AMS).

“Penggunaan teknologi adalah sebuah keniscayaan untuk Perusahaan seperti Perumda Pasar Jaya yang memiliki asset dan SDM yang besar,” ujar Bang Haji Beki demikian Mardani Nasir biasa dipanggil.

Untuk itu lanjut Beki ia berharap teman-teman di jajaran manajemen harus memanfaatkan teknologi ini secara optimal karena itu akan semakin memudahkan pekerjaan. Dan khusus untuk Jajajaran Direksi penggunaan teknologi ini akan memudahkan dalam proses pengambilan keputusan dari temuan-temuan di lapangan.

“Perumda Pasar Jaya adalah BUMD pertama di Jakarta yang menggunakan aplikasi e-office ini dan audit management system (AMS) ini. Insya Allah penggunaan sistem ini dengan sungguh-sungguh manfaatnya akan kita rasakan bersama,” tandas Beki. (win)

Tags

Artikel Terkait

Close